Konferencijų organizavimas yra dar viena mūsų komandos teikiama paslaugų sritis. Konferencijos gali būti įvairiausios: uždaros, atviros, motyvuojančios ar edukacinės, tradicinės ar inovatyvios ir pan. Bet tam, kad konferencija būtų sėkminga ir dalyviams paliktų gerą įspūdį, reikia pasirūpinti, jog svarbiausi elementai būtų kokybiškai ir sėkmingai įgyvendinti.
Svarbiausias ir kertinis elementas konferencijų organizavime – charizmatiškas, komunikabilus ir įsimintinas pranešėjas/pranešėja. Net ir geriausia konferencija, vykstanti puikioje vietoje, su geru maitinimu ir pilnu išpildymu, dalyviams gali pasirodyti prasta dėl kalbėtojo, kurio neįdomu klausytis. Žinoma, ne visuomet mes galime kontroliuoti pranešėjų parinkimą, ypač jei klientas – įmonė, kuri organizuoja vidinę uždarą konferenciją. Tokiu atveju stengiamės padėti kalbėtojams su geru techniniu įgyvendimu, patogia konferencine įranga, kad kuo mažiau trikdžių blaškytų kalbėtoją. Arba pasiūlome paskutinį pranešimą paskirti kviestiniam svečiui, kuris užmotyvuos dalyvius ir garantuos sėkmingą konferencijos pabaigą. Kitas variantas – konferenciją daryti talk show stiliumi. Pasitelkiant žinomą, charizmatišką ir žodžio kišenėje neieškantį profesionalų vedėją, kuris įves dinamikos, diktuos tempą ir dalyvių tikrai nepaliks abejingų.
Antrasis elementas – lokacijos parinkimas. Yra nemažai lokacijų tiek Vilniuje, tiek kituose miestuose, kurios būtent ir specializuojasi konferencijų organizavimo srityje. Tokiose vietose dažniausiai geras kainos ir kokybės santykis, patogi infrastuktūra, geras techninis išpildymas ir pan. Bet vis daugėja klientų, kurie nori kažko įdomesnio, kažko išskirtinio. Galima atrasti labai daug įdomių vietų, kurias nesudėtinga pritaikyti konferencijos formatui, o įspūdis ir tikslinės auditorijos susižavėjimas – garantuoti, tad visuomet į pasiūlymą įtraukiame ne tik tradicines lokacijas, bet ir vieną kitą drąsesnę ir netikėtą.
Geras tvarkaraštis, kad auditorija neprarastų dėmesio. Ne per ilgi pranešimai, kavos pertraukėlės, nepaliekančios dalyvių alkanų. Kokybiškas techninis išpildymas. Galbūt tam tikrų komandos formavimo elementų įtraukimas – taip pat svarbūs elementai konferencijų organizavime. Visuomet daug dėmesio skiriame ir vizualiniam išpildymui bei komunikacijai: aiškaus ir vientiso brandingo sukūrimas, kvietimai, vardo kortelės, registracijos stalo ar salės apipavidalinimas – visa tai mažiau matomi, bet taip pat svarbūs dalykai, kuriantys kokybės ir vientisumo įspūdį.
Ir ką taip pat nuolat stengiamės įtraukti į savo pasiūlymus – netradiciniai sprendimai. Arba kitaip – kūrybinių konferencijų organizavimas. Tai gali būti dalyvių sodinimas ant sėdmaišių vietoj paprastų kėdžių, konferencijos pavertimas ne dienine veikla, o tarsi vakarine TV laida ar talk show stiliaus renginiu, labai netikėtos ir tematiškai itin tinkančios lokacijos parinkimas, išskirtinis kūrybiškas komandos formavimo elementas ar kt.
Mūsų tikslas – konferencijas organizuoti taip, kad jos taptų įdomiu ir patraukliu renginiu, siekiant dalyvius ne tik sudominti, bet ir užmotyvuoti ar įkvėpti naujiems dalykams. Tad visuomet ir stengiamės tai įgyvendinti!
